Alertas, pendientes y cierre operativo

Estado documental: Propuesto. Este documento define alertas inmediatas, pendientes, responsables, cierre de turno y resolución posterior.

Casos que requieren atención

YUPY debe registrar como pendientes, según la configuración:

• pago tardío;
• diferencia de monto;
• pago incompleto;
• pago en exceso;
• movimiento ambiguo;
• constancia recibida;
• pago reportado que continúa en verificación;
• transacción cancelada con movimiento posterior;
• devolución pendiente;
• error operativo;
• caso sin respuesta.

Quién puede recibir una alerta

La empresa puede configurar alertas inmediatas para:

• el vendedor;
• el supervisor;
• el responsable asociado con el teléfono o dispositivo que funciona como POS;
• un administrador;
• otra persona definida por la empresa.

Canales de alerta

Las alertas pueden enviarse mediante:

• WhatsApp;
• correo electrónico;
• notificación en el chat operativo;
• alerta en consola;
• webhook;
• otro canal configurado.

La empresa define evento, destinatario, canal, horario y escalamiento.

Alertas para el vendedor

El vendedor debe recibir únicamente la información necesaria para operar su turno.

Puede recibir:

• confirmación;
• diferencia;
• pago tardío relacionado con su turno;
• solicitud de constancia;
• cancelación;
• aviso de duración máxima;
• pendiente que requiere una acción suya.

El acceso a la administración general y a reportes consolidados corresponde a perfiles separados.

Pantalla central de pendientes

Los perfiles administrativos o de supervisión pueden disponer de una vista centralizada con:

Código de transacción
Estado
Monto esperado
Monto recibido
Diferencia
Usuario
Turno
Dispositivo
Canal
Fecha
Antigüedad
Constancia
Acción requerida
Responsable

Pagos tardíos

Un pago tardío es un caso crítico.

Debe:

• generar el aviso configurado;
• aparecer en pendientes;
• permanecer asociado con el turno original;
• incluirse en los reportes acordados;
• ofrecer la información necesaria para decidir su resolución.

Constancias y OCR

Cuando el usuario envía una captura o fotografía:

• YUPY registra la señal equivalente a “Ya pagó”;
• OCR extrae los datos visibles;
• la evidencia se asocia con la transacción;
• el caso puede mantenerse en espera o pasar a revisión;
• el supervisor puede consultar la imagen cuando tenga permiso.

Cancelaciones

Una transacción cancelada permanece en la auditoría.

Si se detecta un movimiento posteriormente, YUPY genera un pendiente y alerta a los responsables configurados.

Devoluciones

YUPY no ejecuta devoluciones.

YUPY:

• identifica el caso;
• reúne la información;
• alerta;
• registra el pendiente;
• conserva seguimiento.

La empresa revisa, ejecuta la devolución y registra la evidencia.

Cierre de turno

El turno puede cerrarse:

• manualmente por el usuario;
• automáticamente al alcanzar la duración máxima, cuando esa modalidad esté configurada.

En la modalidad de aviso, YUPY recuerda al usuario que debe cerrar y volver a identificarse después de terminar la transacción actual.

Resumen operativo del cierre

El chat puede mostrar un resumen con:

• operaciones creadas;
• pagos conciliados;
• operaciones pendientes;
• diferencias;
• casos que requieren seguimiento.

El cierre no concede acceso a reportes generales.

El cierre no resuelve automáticamente los pendientes

Turno cerrado
≠ transacciones eliminadas
≠ conciliación detenida
≠ pendientes resueltos

Los casos posteriores permanecen vinculados con el usuario, turno y dispositivo originales.

Reportes acordados con la empresa

Los perfiles autorizados pueden recibir reportes periódicos sobre:

• pagos tardíos;
• diferencias;
• constancias;
• cancelaciones con movimiento;
• devoluciones pendientes;
• casos abiertos por antigüedad.

La frecuencia, formato, destinatarios y horario se acuerdan con la empresa.

Estados separados

Estado operativo

created
active
expired
cancelled
closed

Estado financiero

awaiting_payment
payment_reported
movement_detected
reconciliation_pending
reconciled
amount_difference
ambiguous
late_detected
review_required

Estado del canal

queued
sent
delivered
read
failed

Un mensaje entregado no equivale a un pago confirmado.

Auditoría

YUPY debe conservar:

• usuario;
• turno;
• dispositivo;
• transacción;
• acciones;
• constancias;
• datos OCR;
• alertas;
• cambios de estado;
• resolución;
• responsables.

Criterios de aceptación

1. Las alertas pueden dirigirse al vendedor, supervisor u otro responsable.
2. WhatsApp y correo están disponibles como canales configurables.
3. El vendedor recibe información operativa de su turno.
4. La administración general permanece separada.
5. Los pagos tardíos generan alertas y pendientes.
6. Las constancias quedan disponibles con sus datos OCR.
7. Las cancelaciones con pago posterior generan un pendiente.
8. YUPY informa y da seguimiento a devoluciones; la empresa las ejecuta.
9. El turno puede cerrarse manual o automáticamente.
10. El cierre no elimina operaciones ni pendientes.